Para las empresas de cualquier tamaño el correo electrónico es una herramienta importante y poderosa
Las redes sociales y la mensajería instantánea en lugar de sustituir el correo electrónico, le dan más relevancia.
Esto nos obliga a conocer y respetar las reglas y las mejores prácticas que nos permitan ética usar el correo electrónico con ética.
El correo electrónico sirve para promocionar servicios o productos de una forma simple e inmediata, y para mantener el contacto con clientes, proveedores y entre los miembros de cualquier equipo de trabajo.
Cualquier persona tiene al menos un correo electrónico, y casi todo el mundo sabe usarlo, al menos de manera básica.
Sin embargo, no dejes que su simplicidad te confunda. La eficacia del correo electrónico dependerá del uso correcto que le demos.
Y es por esto que recopilamos consejos y recomendaciones para sacar el mayor y mejor provecho posible del correo electrónico, con la menor cantidad de errores y evitando meternos en problemas.
Qué debes tomar en cuenta para usar el correo electrónico con ética
Respecto a la redacción del mensaje
Escribe mensajes claros, concisos y al punto.
En el mundo laboral actual todos vivimos apurados, todos tenemos más de un dispositivo y llevamos más de un chat a la vez. Y muchos tenemos varias reuniones al día y varias cuentas de correo que revisar con mensajes por contestar.
Así que cuida tu tiempo y el de los demás. Ve al grano.
Procura en lo posible tratar un único asunto por mensaje
A veces, por premura, queremos resolver varias cosas de un solo tiro, pero solo logramos alargar un mensaje y hacerlo confuso.
Casi siempre es mejor enviar un mensaje por asunto. Así le podrás hacer seguimiento a cada asunto y encontrar lo que buscas sin que se pierda en el cuerpo de un correo con un título que no tiene nada que ver.
Recuerda que el correo electrónico te puede ayudar a controlar los asuntos pendientes, pero si llevas todo revuelto será difícil sacarle provecho.
Utiliza las normas de cortesía y dirígete a las personas con el saludo apropiado
El correo electrónico suele causar un efecto de familiaridad que nos hace perder la formalidad que en algunos casos es necesaria o por lo menos, conveniente.
Sé profesional y ten tacto respecto a lo que escribes sobre otros en un correo electrónico: la ética es esencial
Recuerda que el mensaje puede ser copiado y redireccionado fácilmente.
Las conversaciones en persona se pueden olvidar, los chats se pueden borrar o perder, pero el correo se guarda y se puede reenviar muchas veces.
Autocensura tus mensajes: clave en la etiqueta y en la ética del correo electrónico
Alguien podría tener problemas debido al contenido de tu correo electrónico.
La mayoría de las corporaciones se reserva el derecho de privacidad, es decir, la empresa puede abrir el correo electrónico de cualquier empleado en busca de contenido considerado prohibido y tomar medidas.
Siendo así, evita exponer ideas que puedan ser interpretadas como discriminación racial, religiosa, sexual, política, cultural, o de cualquier tipo.
Usa mayúsculas sostenidas solo cuando esté justificado hacerlo
Utiliza mayúsculas sostenidas únicamente para resaltar un aspecto importante o para dar énfasis a un asunto.
Pero lo mejor es evitarlas. Utilizar mayúsculas sostenidas puede ser considerado como un grito por usuarios de cultura tecnológica promedio.
Cuida la puntuación
El mal uso de los signos de puntuación puede desvirtuar el sentido y la intención del mensaje.
Ejemplo:
«Vamos a comer, niños» es alguien que llama a los niños para comer.
Pero «Vamos a comer niños» parece una persona invitando a comer niños.
Ejemplo tomado de Escritores.org
Respecto al asunto del mensaje
No envíes mensajes sin asunto
Asegúrate de poner un asunto a todos los mensajes. Así, quien lo reciba sabrá rápidamente si le interesa o no antes de abrirlo.
Además, utilizando un asunto apropiado, reducirás el riesgo de que tu correo sea filtrado por mecanismos anti-SPAM.
El asunto debe describir el contenido
Es decir, el asunto de cada correo electrónico debe ser una breve descripción del contenido del mensaje.
Respecto a los copiados en el mensaje
Copia únicamente a los interesados o involucrados
En cada correo electrónico copia únicamente a las personas que necesiten la información.
Copiar a personas que no tienen nada que ver con el asunto solo hará que esas personas pierdan su tiempo y que las otras personas copiadas sospechen de tus intenciones. ¿Por qué estará copiando a Fulanito?
Respeta las líneas de mando
Por razones obvias, el correo electrónico horizontaliza las relaciones empresariales.
Evita saltarte las líneas de mando de tu empresa diseccionando al personal adecuado en cada caso.
Al contestar un correo electrónico
Contesta siempre
Trata de contestar siempre, aún cuando sólo puedas escribir una breve constancia de recibo.
Contesta en un lapso adecuado
Demora según la importancia del asunto. Pero no seas extremista, ni con el tiempo de espera, ni con la premura.
El correo electrónico suele dar un sentido de inmediatez exagerado a algunos asuntos. Ten cuidado con las prioridades que asignas a los mensajes.
Nunca escribas con rabia
Deja que se enfríen tu cabeza, tus manos y tu teclado antes de escribir.
Evita escribir durante un momento de rabia. O por lo menos no envíes lo que hayas escrito durante un ataque de rabia, esté tu molestia justificada o no.
No envíes un correo electrónico que hayas escrito durante un momento de rabia, o bajo los efectos de cualquier emoción fuerte.
Si no quieres perder la idea de lo que quieres decir, o no te puedes contener, una buena técnica es escribir y guardar el mensaje como borrador.
Así podrás enviarlo luego, solo después de haberlo leído nuevamente con calma, sin la calentura de la molestia.
Esto te dará la oportunidad de obtener más y mejor información respecto a un asunto antes de contestar.
Respecto a los anexos
Cuida la cantidad y el tamaño de los anexos
Algunos usuarios utilizan conexiones lentas o tienen poco espacio, por lo que podrían verse afectados por el tamaño de los archivos anexos.
Recuerda que el costo de cada mensaje está determinado por su tamaño y que tu o tu empresa están pagando por eso. Comprimir los anexos con utilitarios de compresión es una buena técnica.
Mosca con el contenido de los anexos
Por descuido o flojera podemos anexar documentos que no debemos compartir, o, quizá menos graves, omitir anexos que debían ser incluidos.
La inteligencia artificial de algunas herramientas como Microsoft Outlook y Gmail no ayuda con esto, pero no te confíes.
Cuidado con malintencionados, estafadores y hackers
No todo el mundo usa el correo electrónico con ética
Cada día crecen en calidad y cantidad las amenazas transmitidas vía correo electrónico.
Antes de abrir cualquier mensaje, asegúrate de conocer al remitente.
Ten cautela con los mensajes que contienen anexos o invitan a hacer clic en un enlace.
Para saber si un mensaje en verdad viene de una compañía, chequea su correo.
Debería ser el dominio de esa persona. Por ejemplo, si alguien te escribe de Sociappeal correo debería ser algo así como alguien@sociappeal.com, donde lo más importante es el dominio de la empresa.
Y si no es un correo corporativo, igual puedes revisar que el nombre de la persona esté bien escrito, que es el correo del que siempre te escribe, etc.
Antes de enviar, revisa:
- Ortografía
- Redacción
- Semántica
- Anexos
Recuerda, una vez enviado el correo, ya no podrás hacer cambios.
No siempre puedes sustituir el correo electrónico por un chat
No cambies el uso del correo electrónico por la mensajería de texto, ni por los chats en las redes sociales.
WhatsApp y Telegram son herramientas útiles, de comunicación instantánea, cada vez más poderosas.
Lo mismo pasa con el chat de Instagram, Facebook, etc.
Son aplicaciones geniales, pero no siempre pueden sustituir al correo electrónico.
Puedes sustituir el correo electrónico con un chat cuando:
- No quieres guardar registro permanente de la conversación.
- No te importa si un día se borra y se pierde todo.
- No quieres copiar a otras personas.
- No necesitas dar formalidad al mensaje.
Por lo general, las conversaciones en mensajería instantánea no tienen la formalidad corporativa, duración, ni las herramientas de seguimiento y actualización que tiene un mensaje de correo electrónico.
Recuerda: La mensajería instantánea no sustituye al correo electrónico cuyo uso está más vigente que nunca.
Nota final importante
Tanto el correo electrónico como los chats tienen peso legal.
Las personas pueden capturar las pantallas en el caso de los chats. Y con el correo, es suficiente guardarlo como prueba.
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