Código de ética para el uso del Correo Electrónico

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La comunicación ha ido evolucionando a medida que lo hace la tecnología. En un inicio las personas enviaban cartas para poder saber de sus familiares o amistades que vivían en otros lugares del mundo, pero estas cartas tardaban días en llegar e incluso se extraviaban. Con la llegada del Internet, ahora es más fácil y rápido mantener el contacto con los seres que amamos gracias a las oportunidades que te brinda el correo electrónico. En este sentido las empresas han visto en el correo electrónico, una herramienta poderosa para promocionar sus servicios o productos de una forma simple e inmediata y mantener el contacto tanto con sus clientes, como con sus proveedores y empleados.

Sin embargo, que su simplicidad no te confunda. La eficacia del correo electrónico dependerá del uso correcto que le demos y es por esto que hemos decidido darte unos consejos para que saques el mayor provecho posible con la menor cantidad de errores.

¿Qué debes tomar en cuenta al momento de usar tu correo electrónico?

  • Escribe mensajes claros, concisos y al punto.
  • Si es posible, trata un único asunto por mensaje.
  • No envíes mensajes sin asunto. Asegúrate de poner un asunto a todos los mensajes. Así el que lo recibe, sabrá rápidamente si le interesa o no antes de abrirlo. De paso, evitarás que tu correo sea filtrado por mecanismos anti-SPAM.
  • Incluye un título breve que clasifique el contenido del mensaje.
  • Envía el mensaje únicamente a las personas que necesiten la información.
  • Sé profesional y ten tacto respecto a lo que dices sobre otros. Recuerda que el mensaje puede ser copiado y re-direccionado fácilmente.
  • Lee tus mensajes antes de enviarlos y revisa la ortografía.  Recuerda que una vez enviado, no podrás hacer cambios.
  • Trata de contestar siempre, aún cuando sólo puedas escribir una breve constancia de recibo.
  • Contesta en un lapso prudente o según la importancia del asunto, pero no seas extremista, ni con el tiempo de espera, ni con la premura. El correo electrónico suele dar un sentido de inmediatez exagerado a algunos asuntos. Sé cuidadoso con las prioridades que asignas a los mensajes.  
  • “Enfría” tus teclas.  Trata de no escribir, o por lo menos no enviar un correo electrónico escrito durante un momento de enfado, o bajo los efectos de cualquier emoción fuerte. Una buena técnica es guardar el mensaje como borrador y enviarlo luego de leerlo después con más calma.
  • Las dos recomendaciones anteriores tienen como ventaja adicional la oportunidad de obtener más y mejor información respecto a un asunto antes de contestar.
  • Utiliza normas de cortesía y dirígete a las personas con el saludo apropiado. El correo electrónico suele causar un efecto de familiaridad que nos hace perder la formalidad que en algunos casos es necesaria o por lo menos, conveniente.
  • Cuida la cantidad y el tamaño de los anexos.  Algunos usuarios utilizan conexiones “lentas”, por lo que podrían verse afectados por el tamaño de los archivos anexos. Recuerda que el costo de cada mensaje está determinado por su tamaño y que tu o tu empresa están pagando por eso. Comprimir los anexos con utilitarios de compresión es una buena técnica.
  • Auto-censura tus mensajes. Alguien podría tener problemas debido al contenido del e-mail.  La mayoría de las corporaciones se reserva el derecho de privacidad, es decir, la empresa puede abrir el correo electrónico de cualquier empleado en busca de contenido considerado prohibido y tomar medidas.  
  • Evita exponer ideas que puedan ser interpretadas como discriminación racial, religiosa, sexual, política, cultural, etc.
  • Utiliza mayúsculas sostenidas únicamente para resaltar un aspecto importante o para dar énfasis a un asunto. Utilizar mayúsculas sostenidas puede ser considerado como un grito por usuarios de cultura promedio en el uso de e-mail.
  • Cuida la puntuación. El mal uso de los signos de puntuación puede desvirtuar el sentido y la intención del mensaje.
  • Respeta las líneas de mando. Por razones obvias, el correo electrónico horizontaliza las relaciones empresariales. Evita saltarte las líneas de mando de tu empresa diseccionado al personal adecuado en cada caso.
  • Cada día crecen en calidad y cantidad las amenazas transmitidas vía correo electrónico.  Antes de abrir cualquier mensaje, asegúrate de conocer al remitente. Ten cautela con los mensajes que contienen anexos o invitan a hacer clic en un enlace.
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